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充分占有材料是機關文稿寫作的基礎。沒有材料的寫作，就好比無米之炊。秘書工作者要勝任機關文字工作，必須把功夫下在平時，在日常工作和學習中注意認真搜集材料，持之以恒，集腋成裘。“臺上一分鐘，臺下十年功。”搜集材料離不開平時的積累，機關文稿寫作與搜集材料也是這種“一分鐘”與“十年功”的關系。如果等到要動筆寫作的時候才去搜集材料，那就被動而且為時已晚了。材料應以平時搜集為主，臨時搜集材料可以作為一種補充。
因此，秘書工作者平時應注意大量閱讀材料，認真做好筆記，及時消化吸收，把基礎性的準備工作分散到平時去完成，一旦接受寫作任務，就可以馬上進入思考狀態，寫作自然是水到渠成、倚馬可待。否則就要臨時抱佛腳，花費大量的時間和精力去查找材料、閱讀材料，勢必影響整個寫作的進度和完成任務的質量。隨著信息技術的發展，搜集材料的途徑不斷增多。面對大量的材料，哪些是重點，哪些是精華，哪些是有用的，需要有所鑒別，這也是搜集材料的第一步。這種鑒別材料的能力從哪里來呢？只能從實際工作中來。因此，秘書工作者對于本單位相關的工作，不僅要了解和熟悉，而且要深入研究。既要了解發展沿革和有關歷史，也要熟悉方方面面工作所處的現狀，還要把握有關工作的前進方向。尤其是黨和國家的方針政策，上級機關的部署要求，基層面臨的情況問題，兄弟單位的創新做法和新鮮經驗，都要統籌兼顧、融會貫通，結合本單位工作實際深入思考研究，從而不斷明確本單位工作的方向、思路和重點。有了這個基礎，就有了一把標尺、一種眼光、一項能力，搜集材料就能去偽存真、去粗取精，發現真正有用的好東西。搜集材料的范圍應以本單位工作為中心，搜集到的材料應具有內在的關聯性，在這個前提條件下多多益善。要重點閱讀年度工作總結報告、重要會議領導講話稿、理論專題文章、典型經驗介紹、調研報告等有關材料。這些材料綜合性強、信息量大、闡述分析比較深入，經常閱讀不僅可以掌握各方面情況，而且還可以培養思維能力，這正是秘書工作者提高寫作能力關鍵之所在。有的材料重點在回顧歷史、展望未來，有的重點在介紹情況、分析形勢，有的重點在部署任務、明確方向，有的談認識、講措施、提要求，有的梳理歷史事件脈絡、剖析現實存在問題、提出具體對策建議……要抓住文章的主旨點、關鍵點、創新點搜集和分類，方便今后查閱。看到一篇好材料，有人復印收藏，有人剪輯粘貼，有人摘錄卡片，有人拷貝歸檔。這些都是好辦法。不過，如果簡單地把搜集材料等同于儲存材料，不及時閱讀消化，隨著時間的推移，不足之處就會逐漸顯現出來。一方面，材料的分類、存儲、檢索本就比較困難；另一方面，需要花費大量的時間去翻檢和閱讀這些材料，難以立即進入寫作狀態。因此，看到有價值的材料，首先要抓緊時間仔細閱讀，不僅要了解材料的主要內容，還要著重把握材料的精神實質，尤其是其中新穎的思想觀點、思路方法、框架結構等，都要認真領會、做好筆記、消化吸收，要聯系本單位的工作實際，經過融會貫通并加以提煉、概括，最終形成自己的新思想新觀點。古人“熟讀深思子自知”是有道理的。也就是說，搜集材料不能滿足于找到材料然后放在抽屜里，而是要通過閱讀消化吸收最終裝進自己的腦子里，只有裝進自己腦子里的材料才是真正管用的。
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