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所謂公文，就是“公務文書”的簡稱。就整個社會機構來說，它承載著“上傳下達、左右溝通”“記錄歸檔、反饋備查”等方面的重大職能。在信息內容上是否準確，在理解應用上是否到位，在形式表達上是否規范，在公信力上是否有效，都是決定“公務文書”能否發揮應有作用的關鍵性因素。只有基本具備上述因素，才能真正達到公文寫作的要求。有人把公文說成“八股文”，這既是一種不負責任的胡亂譬喻，又是實實在在的“行外話”。
在機關、團體和企事業單位等公務活動中，公文是傳遞信息、記錄事務的重要形式和載體，具有格式上的規范性、內容上的完備性和功能上的效用性等基本特征。由于它時刻應用在各類公務活動中，所以正確、規范而又熟練地撰寫公文，是每位公務人員尤其文秘人員應當具備的公務能力和基本素養。公文語言文字和內容的寫作，除了“簡潔、明確”等具體要求外，還需要講求“言之有物、行之有理”。所謂“理”，既指內容上的邏輯性，又指形式上的規范性。
一、簡析“不規范公文”現象及其主要成因
我國自古就有“字如其人”的說法，其實“文如其人”又何嘗不是如此,然而就“公務文本”而言，由于這樣那樣的因素，其中“不規范”現象是客觀的，甚至是普遍存在的。比如，公文寫作的主體如果是領導者，他們往往胸有大格局，卻沒有時間精力、思維能力或者書寫水平等，自己去完全搞定公文寫作，所寫出來的公文在“文、言、形、理”等各個方面，難以有效地規避“失范”現象。而這些公文如果讓“寫作人員”——輔助領導寫作的專業人員去奉命而作，他們雖然具有一定的寫作能力和專業水平，往往由于缺乏領導者的高度和格局，沒有身體力行地去學習與思考、實踐與探索，盡管努力體現領導者的顯意圖，也難以逃脫“領導講些什么就寫些什么”的局限性，所寫出來的公務文書自然也會出現“不規范”現象。再如，在“寫作客體”——公務信息上是否客觀和精準，在“寫作受體”——發文對象上是否存在“無的放矢、不看對象”問題，在“寫作載體”——公文體式和撰寫程序上是否發生“脫節或不嚴密”等等。所有這些，都是造成公文不規范現象的主客觀因素。在上述種種矛盾狀態下，公文寫作與普通意義上的寫作學、新聞學、文學等難以區別開來，也就基本形成當前公文寫作領域中的“失范”現象。要從根本上有效扭轉這些亂象，必須在立足基本功基礎上，善于講求一系列策略和技巧。
二、立足寫作人員角度試說公文寫作策略和技巧
作為“捉刀者”，寫作人員要立足主題，精心審思和合理籌劃，做到“六有”，即有站位、有格局、有情懷、有章法、有干貨、有積累，并在此基礎上，努力學會并善于把握如下一些策略和技巧，進而在熟能生巧中寫就“規范性”公文。
（一）立足單位實際，明確公文寫作目的。公文寫作只有首先明確主要目的——寫作的對象和意圖，才能確保它與制文單位（或部門）的職權范圍一致，這是有效把握寫作口吻、基本分寸的客觀基礎和必要前提，否則，在“大方向”上容易發生偏差，這是“大忌諱”。其思維流程大致如下：一是準確明確主旨。公文講求“闡發基本觀點”“準備解決問題”“有何理論依據”，以及“收文對象”和“發送范圍”等，缺乏對公文主旨的了解和把握，無異于“盲人摸象”。二是結合實際，把上述元素融為一體。從語言角度來講，在明確主旨后，要善于對其中各類元素進行解析和分類，并通過“化繁雜為簡約、化細節為條理”，形成“該粗該細、清晰明了”的條路思維，這既是“核心”，也是體現寫作人“抓大放小”能力的關鍵。三是保持政策的系統性和連貫性。無論什么樣的公文，一旦制成并發布出去，就具有相應的權威性和指導性，“煩瑣性、碎片化”現象，既有損單位和公文的公信力，又讓收文對象難以實際操作。因此，公文寫作必須要與單位意志相契合，具有明確的目的和指向性，方能凸顯公文的實效。
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