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各級領導和機關要保證為基層提供良好的服務和科學的指導，以及為上級積極準確地反映情況、輸送信息，必須全面掌握情況，搞好調查研究。要做到這一點，就必須正確地掌握和運用好“召開座談會”這一基本的調查研究方法，這對于每個機關干部來說，的確是必須具備的基本功。
一、弄清什么情況下召開座談會
要開好座談會，首先就要把準召開座談會的時機。一般來說，以下三種情況需要召開座談會。
1.各級在某項決定、措施出臺之前，調查摸底或討論修改等時機，需要召開座談會。這種情況通常是為了使決策、決定等的出臺更加準確,更加符合實際，就需要把相關的事項進一步搞清，進一步集思廣益，使決策建立在科學的基礎上，避免失誤。如對某些重大建設經費的投向、干部使用前考核等。
2.各級決策做出后，需要召開座談會。這類座談會主要是為了了解各級對決策的反映，看是否符合實際，在單位中有何影響，經過實踐檢驗后效果如何。所以在決策實施過程中，很有必要召開座談會，及時了解情況，加速信息反饋，對決策進行修補、完善。或者針對出現的新情況、新問題，為了掌握單位干部群眾中某些帶共性的問題和傾向，通過座談、討論，及時收集和反映，以便采取有效措施，加以解決。
3.為了互相借鑒學習，需要召開座談會。通常是召集有關人員互相交換對某一問題的認識、看法，以及完成某些工作好的做法和經驗等。如經驗交流座談會、學術研討座談會等。
二、召開座談會的準備工作
第一，要確定好座談會的題目。這是開好座談會的關鍵。座談會帶有明顯的目的性，要在有限的時間內達到預期目的，一定要抓住某項工作中的重點、難點、熱點問題進行選題，特別要選擇面上急需回答或帶傾向性的問題，切不可貪大求全、面面俱到。另外還要注意圍繞確定的主題，預測座談中可能出現的棘手問題，做到心中有數。
第二，要合理地選擇參加座談會的人員。要保證座談會順利進行,達到預期的目的，一定要選擇好參加座談會的同志，盡量找不同類型、不同層次，有代表性，并且有一定語言表達能力的人參加。如果參加座談會的人員選擇不當，就會流于形式，了解不到真實情況，失去了座談的意義。
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