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當代秘書，是組織安排協助領導人綜合情況、調查研究、聯系接待、辦理文書和交辦事項等的工作人員，而不是明清時代地方官員私人聘請的師爺，也非古代將帥的幕僚。因此，使用秘書應具有科學性、合理性，防止和杜絕以下10種不正確的使用方法。
一忌慰勞式使用秘書。秘書一般是考察挑選和招考進來的，綜合素質比較高，熟悉全面情況，宏觀調控能力較強，在提拔干部時，容易被“厚看三分”，這是很正常的。領導人要防止出現“感激”心理——因“跟”自己時間長，對自己服務好或認為工作辛苦而在經濟利益分配、選拔使用等方面給予“慰勞”，予以格外的、特殊的照顧。
二忌霸占式使用秘書。按照有關規定，中下級機構特別是行政事業單位、非大中型國有企業一般不為領導人配固定秘書，只為機構配1~2名秘書人員，根據工作需要臨時安排為領導提供服務。
現實中，常見一些機構，如有一個秘書，“一把手”要“包”；有兩個秘書，另一個副職也要“包”一個。這種“霸占式”使用法，常使班子其他成員無秘書可用，有時甚至引發矛盾。
筆者曾見某縣一科級單位，召開職工大會，6個領導都要秘書擬講稿，主題報告、總結報告自然是不休不眠也要搞出來，因時間太緊，4個副職都要“先搞我的”，甚至要“只搞我的，不搞xx的”，幾個領導為此鬧得很不愉快。
某處級單位，兩個秘書“一把手”已“包”了一個，剩下一個幾個人爭著用，出差要帶著，下基層檢查、調研要帶著，出席非公務場合也要帶著，文字材料可以說除了“情書”，全要秘書搞，首長之間?！按蚣堋保貢３ｋy以適從，有時不知道“跟”誰，工作也非常之累。
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