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文章要做到形與神的統一，歷來就有“形散而神聚”之說。職場上的公文材料也是如此，不但要講究“有形”，更要講究“有神”。有形而無神，是“花拳繡腿”，空有一副好皮囊，華而不實，好看不中用；有神而無形，沒有一個“好身材”、一副“好樣貌”，神也無所依托、難以體現，照樣引不起人的興趣。好的材料，要“塑形”“賦神”并重，做到形神兼備、形神合一。
一、何謂材料的“形”與“神”
所謂材料之“形”，主要指選用的素材和行文的方式，包括結構、標題、邏輯、語言。這就好比一個人的五官、身材、皮膚、搭配、著裝等外部特征，讓人一目了然。“塑形”就是要為材料量身打造一個“好身材”、妝點一副“好樣貌”，選取好的素材，設計好的提綱，構建一個有機的整體，給予恰如其分的表達，努力塑造材料的外在之美，使材料在素材上、結構上、標題上、邏輯上、語言上都給人以愉悅之感。
所謂材料之“神”，主要指滲透到字里行間的主題、思想、觀點、情感、風格、態度、意蘊、境界等內在的元素。這就好像是一個人的精神、氣質等內在的東西，只有通過細細的琢磨、品位才能感受得到。可以說，“神”是材料的主心骨，沒有它，一篇材料就沒有了統攝，散了架、丟了魂，也就無法支撐起來。“賦神”就是要通過一些特殊的處理，為材料賦予神采、神韻、氣質，使之有靈魂、有思想、有情感、有風格、有態度，真正“活”起來。
二、材料“塑形”的“四個支點”
一是結構合理。一篇材料，首先要想好分成幾個部分，各個部分各占多大的篇幅，從而使文章結構合理。設計好結構，主要考慮這幾個因素：文種、內容、邏輯。
文種，就是要弄清楚所寫的材料屬于哪種公文，比如報告、請示、通知、函、方案、總結、主持詞、通報、決定、批復、會議紀要、領導講話稿等等，不同的公文對文章結構都有自己的要求，寫的時候必須規范、符合要求。
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