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剛進機關(guān)的時候，一門心思想搞“大材料”，對日常的一些文字材料總是看不上眼、提不起勁。結(jié)果“大材料”沒搞幾個，小材料錯情不斷。后來才慢慢知道，小材料也是見功底、見實力的，也需要悉心揣摩、長期淬煉。
在黨政機關(guān)和企事業(yè)行政管理崗位工作，平時面對大量的、經(jīng)常的小材料主要有三種：通知、請示、信息。應(yīng)該說，只要把這“三板斧”學好用好，不僅會極大地提升工作效率，還會成為領(lǐng)導離不開的“大拿”。
這應(yīng)該說最常見的文字材料了。一般來講，通知有兩種類型：一種是轉(zhuǎn)發(fā)文電，比如近日中辦專門發(fā)出通知，要求各級認真學習貫徹黨的十八屆六中全會精神。我們要根據(jù)本單位實際，起草轉(zhuǎn)發(fā)通知，或者是直接在吃透精神基礎(chǔ)上起草本級的通知。轉(zhuǎn)發(fā)文電要符合這三方面要求：一是要全面貫徹精神。對上級文電中的主要內(nèi)容和基本要求，都要在轉(zhuǎn)發(fā)文電中要進一步強調(diào)。二是要緊密聯(lián)系實際。與正在從事的工作結(jié)合起來，通過研究措施、設(shè)定載體、明確抓手，把上級的要求本土化具體化。三是要簡潔運用文字。就是要語意清楚，言簡意賅，讓人一看就明白、照著就能做。另一種是通知事項。就是對某項工作、某場會議、某次活動進行部署。通知事項也要符合三方面的要求。從內(nèi)容上講，要把工作的各個環(huán)節(jié)都說清楚，不能含糊不清，讓人不知所措。從時間上講，由于這類通知大都是緊急事務(wù)，因此處理起來要事不過夜。從要求上講，允許干什么、不允許干什么，需要做什么、要求怎么做，都很具體。在有的單位也叫呈批件，形象點比喻就是古代大臣呈的奏折。機關(guān)經(jīng)常要寫請示件，請示一些事項；一些企業(yè)單位也常常要通過文電請示事項。大多數(shù)請示件都不太長，但內(nèi)容非常重要，要求很高。有時候就是簡單的一件事，但落實到文字上，想讓領(lǐng)導看清楚我們的考慮，從而同意我們的建議，確實不是一件容易的事。同樣一個請示件，可能有的報到領(lǐng)導那，不僅痛痛快快批準了，還會表揚你主動干事、想得周全；但如果思路不順、邏輯不清，不僅所報事項得不到批準，還會影響對自己素質(zhì)能力的判斷。如何起草請示呢？老筆頭認為要把握好三條原則：一是言之有理。就是要把所請事項的理由寫得很充分、很全面，比如上級是怎么要求的，本單位是如何需要，基層是如何期盼等等，讓領(lǐng)導感到事情的確就應(yīng)當這樣辦。二是言之有利。每個請示都帶有呈報者的明確目的，都希望請示事項能得到領(lǐng)導的批準，因此，在堅持實事求是基礎(chǔ)上，要盡量朝有利于自己的方向去用筆。對有利于自己的要素，要說透說到位。三是言之有節(jié)。這里面有兩層含義，一方面要符合相關(guān)的政策規(guī)定，不能拿違規(guī)違紀的事項讓領(lǐng)導批；另一方面要層次分明，條目清楚，篇幅短小，不能洋洋灑灑一大篇，領(lǐng)導看不出重點、抓不住要害。上述這些要素體現(xiàn)到了，其他的內(nèi)容能簡則簡。
信息的表現(xiàn)形式一般也有兩種。一種是消息或新聞，就是某項工作結(jié)束后在本單位或本系統(tǒng)的相關(guān)媒體刊發(fā)。另一種是專門向上報的信息。兩種文體有很多互通的地方，但也各有側(cè)重。前一種的目的是讓本系統(tǒng)的單位和個人了解動態(tài)、掌握實情，從而進一步統(tǒng)一思想、凝心聚力。而后一種的目的則是要把本單位的特色亮點和本級領(lǐng)導的思路考慮體現(xiàn)出來，讓上級看到本單位的實績。
對于下發(fā)的消息或新聞，只要注重時效性、真實性和感染性，基本就能滿足日常工作的需要。但對于向上報的信息，則需要更高的要求。對于報哪些、如何報、報到什么程度，都需要把握原則認真揣摩，不然不僅不會錦上添花，反而可能弄巧成拙。
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