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機關里的文字匠，特別是像政研室這種專業文字機構中的文字匠們，都會遇到整理講話錄音的任務。在我二十多年的文字生涯中，大大小小的講話錄音整理過不知多少個，所以對這項工作多少還是有一點心得的。
根據我的工作體會，整理領導講話錄音大致應當注意以下幾點：
第一，整理錄音往往是一件時間性要求很高的任務，通常情況下是每人分一部分，大家一起動手干，以提高效率。在這種團隊作戰的情況下，這個團隊至少要有一個人能夠確保在領導講話的現場。這一點非常重要，因為只有在現場才能看到語音之外的形體和面部表情，而這些都是與聲音相輔相成的意思表達符號。人在現場就能捕捉到這些在錄音中把握不到的東西，從而能夠更加準確地領會領導講話的意圖，同時也有利于更準確地聽清領導講的是什么。這一點要特別說明一下，我們過去在整理講話錄音時就曾經遇到過此類問題，有時可能是錄音機距離領導有一點遠，所以領導的講話聲音在錄音里聽得不是很清楚，特別是如果領導口音比較重的話，如果沒有人在場親自聽過，很容易出現錯誤。我記得有一次，市領導出席一個涉及醫藥企業的會上，提到美國人很多人都服用“美樂托寧”，我當時在現場，可以聽得非常清楚，并且在筆記本上記下了這個藥名。但回來整理講話錄音時，其他同志通過錄音就聽不清說的是什么。還有一次，一位上級領導來我市視察，召開了一個小型座談會，會后上級要求我們立即把領導的講話錄音整理好送去。我們當時僅憑錄音確實有好多地方聽不懂領導的南方口音，虧得有一位領導當時在現場，我們把聽不清的地方請他來幫助我們聽，才得以弄清。
第二，將領導的講話錄音整理出來，并不是一字不差、原汁原味地端上去。而是要做適當的編輯工作。這里就有一個編輯工作尺度把握的問題。我們通常的做法是，把整個錄音分成幾段，每人負責整理一部分。先要原汁原味地整理出領導的講話原文，注意，這個“原文”中一定要一丁點信息不能遺漏，包括小插話、語氣助詞，以及重復的話或者只說了半句的話，因為這些微小的細節都很重要，有時能從中找出領導沒有完全表達出的真實意圖。在整理出“原汁原味”的錄音稿之后，先將其備份保存好，以便后面隨時查找。然后開始對原稿進行文字編輯工作，這種編輯工作不同于普通文稿的編輯工作，一定要最大限度地保存領導的原話，主要需要進行的工作是梳理語言邏輯，刪除重復的話和無意義的口頭語，將沒有說完的話根據其語義補齊，同時進行適當的分段或者起標題。
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